Covid, l'ufficio gip punta tutto sull'udienza da remoto con servizi sempre più innovativi
La crescita esponenziale dei casi Covid di questi ultimi giorni preoccupa tutte le categorie e le attività lavorative. Chi può sta tornando a lavorare in smart working, ed è quello che sta succedendo anche all’interno delle mura di palazzo di giustizia. Se il tribunale ha ripreso le udienze in presenza, soprattutto quelle del settore penale, l’ufficio gip/gup punta tutto sul telematico, celebrando tre vote a settimana le udienze quasi interamente in telepresenza. Nei mesi estivi di tregua parziale della pandemia, l’ufficio, coordinato dal giudice Pierpaolo Beluzzi, esperto in sistemi informatici, ha lavorato per integrare e perfezionare non solo ulteriori procedure per la completa gestione dell’udienza penale da remoto, ma anche per fornire a distanza tutti i servizi di cancelleria agli utenti. “Se qualcuno di noi, cancellieri compresi, dovesse ammalarsi”, ha spiegato il magistrato, “qui si chiuderebbe tutto. In questo modo, con meno presenze, la sicurezza è garantita al 90% con un lavoro di qualità e quasi a costo zero”.
Su questo versante, Cremona è all’avanguardia: “tramite forms online”, ha spiegato il giudice, “i difensori possono richiedere i servizi di visione dei fascicoli online o il rilascio di copie di qualsiasi documento, nonché prenotarsi per partecipare a distanza alle varie udienze. Abbiamo proposto il servizio di udienza online anche dopo la fine del periodo di sospensione al maggio 2020, come ‘ordinario’, con un alto gradimento da parte dei difensori (il servizio di partecipazione via telepresence è stato richiesto da circa il 70 % degli avvocati, nonché dalla totalità dei consulenti e periti). Il successo deve essere ricercato nelle soluzioni semplici e ‘smart’ offerte. Si utilizza un form online per richiedere il servizio (udienza online, rilascio copie ecc) che viene utilizzato anche per acquisire le informazioni relative al rilascio di credenziali. Il difensore ha quindi a disposizione su una piattaforma cloud l’intero fascicolo processuale su formato pdf, che può visionare direttamente online, o scaricarne la relativa copia. Il difensore ha a disposizione una casella di pec dedicata dell’ufficio gip/gup di Cremona, sulla quale depositare memorie o documenti, con la gestione di ogni formato di firma elettronica/digitale”.
“Il giorno dell’udienza”, ha continuato il magistrato con il pallino dell’informatica, “ci si collega tramite la piattaforma di telepresence per la fase di partecipazione all’udienza, con la possibilità di depositare documenti tramite l’integrazione del servizio di gestione documentale digitale all’interno della sessione di telepresenza. In questa fase abbiamo aggiunto un ulteriore servizio, sempre integrato con la piattaforma di Teams, rappresentato dalla possibilità per tutte le parti che partecipano all’udienza online di firmare ogni tipo di verbale con firma elettronica, anche qualificata (digitale). Tramite Adobe Sign, infatti, viene attivato un workflow di firma circolare, in cui tutte le parti possono firmare il verbale (ad esempio di udienza, o un interrogatorio) tramite una procedura guidata molto semplice. Una volta che si è conclusa la catena delle varie firme richieste, il servizio di Adobe Sign rilascia un report con tutti i singoli passaggi, le forme di autenticazione dei partecipanti richieste, marche temporali, su documento firmato a sua volta mediante firma elettronica. Addirittura è possibile ‘prestare’ lo smartphone per acquisire una firma grafometrica per esempio del cliente del difensore che partecipa a distanza dalla studio del legale.
Un innovativo servizio, inoltre, è in fase di avanzata sperimentazione per quanto riguarda la registrazione di ogni atto digitale dell’ufficio (sentenze, fascicoli, copie, certificati). Tramite la collaborazione con Stampiz, l’atto digitale rilasciato dalla cancelleria (per esempio una copia di sentenza) viene ‘notarizzato sulla blockchain decentralizzata in maniera del tutto anonima. La piattaforma rilascia una certificazione relativa alla registrazione e la possibilità di verificare in qualsiasi momento se il file che è stato prodotto corrisponda esattamente a quello rilasciato dall’ufficio gip, eliminando di conseguenza ogni necessità di verifica da parte del terzo presso la cancelleria, o la necessità di particolari forme di autenticazione o rilascio di copie analogiche. La registrazione sulla blockchain, inoltre, consente sempre, a prescindere da uno specifico servizio offerto di verifica, di operare liberamente la comparazione nel tempo”.
“Posso affermare”, ha concluso il giudice, “che la sezione gip/gup del tribunale di Cremona ad oggi è in grado di fornire qualsiasi servizio giudiziario o amministrativo a distanza, in perfetta conformità alle normative, senza alcun pregiudizio per le prerogative difensive. Un dato significativo è che presso la nostra sezione, dal febbraio 2020, grazie anche alla collaborazione degli avvocati, non si sono mai interrotte le udienze programmate, e dal termine della fase di sospensione (maggio) si sono svolte tutte le udienze previste, recuperando anche i rinvii richiesti nel periodo di lockdown. Pertanto in questo particolare momento rivolgo l’invito a rimane a casa, partecipare a distanza, e consentire al nostro ufficio di conservare una ‘bolla’ per offrire continuità nell’attività giudiziario e sempre più evoluti servizi a distanza”.
Sara Pizzorni
